查谱查到一定程度，材料会散落在手机相册、聊天记录与纸片上。建立一份查询档案，是把零散线索变成可用资料的关键一步。
一、编号规则
按“地区-姓氏-谱名-卷次-页码”编号，例如“淮滨-蒋-三径堂支谱-卷1-012”。编号唯一，文件名与目录条目一致，后续引用不会混淆。
二、目录要写哪几列
建议六列：编号、谱名与版本、收藏机构与索书号、查阅日期、关键内容摘要、影像文件路径。摘要只写与自家支系相关的部分，控制在五十字内。
三、电子备份与共享
影像按编号建文件夹，原始文件不压缩；每年做一次异地备份。与族人共享时，先确认谱牒收藏方的授权范围，未开放全文的版本只共享目录与摘要，不传播影像。
档案建起来，下一次寻谱就不用从零开始。
参考资料：光明日报《家谱有何新价值》、上海图书馆家谱馆藏说明。